Як арганізаваць дакументы
Задаволены
- Пачатак
- Збярыце дакументы
- Класіфікаваць
- Асобныя жыццёвыя дакументы
- Дубліраваць свой кашалёк
- Стварыце простую сістэму падачы дакументаў
- Працягваецца тэхнічнае абслугоўванне
Большасць людзей не думаюць пра важны дакумент, пакуль ён не спатрэбіцца. Калі вашы дакументы распаўсюджаны паўсюдна і ў вас няма хатняй арганізацыі ў хатнім офісе, вы можаце марнаваць шмат часу і энергіі на пошук рэчаў. Вы нават можаце нешта страціць.
Пачатак
З дапамогай некалькіх простых дзеянняў вы можаце арганізаваць важныя папяровыя дакументы: вам спатрэбіцца невялікая шафа для падачы дакументаў з двума скрынямі альбо партатыўная падвесная скрынка файлаў, падвесныя файлы ў шасці розных колерах, маніла трэцяга крою, папкі верхняй укладкі і дадатковы вогнеахоўны сейф. Ці вы можаце набыць вялікія злучныя і ўкладкі. Цяпер вы гатовыя пачаць.
Збярыце дакументы
Перш чым арганізаваць усе важныя дакументы, неабходна знайсці іх. Часам гэта прасцей сказаць, чым зрабіць. Праверце скрыні для хатняга офіса і паперы, размешчаныя на вашым стале ці стале. Праверце груды паперы, якія загрувашчваюць кухонныя стальніцы, а таксама кухонныя скрыні і кошыкі. Паглядзіце на сваю камоду спальні і тумбачку. І апошняе, але не менш важнае, праверце ваш кашалёк ці партфель на прадмет важных дакументаў, якія вы выпадкова насіце з сабой.
Класіфікаваць
Найбольш важныя дакументы адносяцца да адной з шасці наступных катэгорый. Сартаваць усе сабраныя дакументы наступным чынам:
- Галоўная і маёмасць: Іпатэка, акты на маёмасць, праекты па добраўпарадкаванні дома і распіскі, інструкцыі па прыладах і гарантыі, інфармацыя аб падатку на нерухомасць, полісы страхавання дома і кіраўніцтва
- Аўтазапісы: Загалоўкі, справаздачы аб тэхнічным абслугоўванні, страхавыя полісы і інфармацыя, інфармацыя аб пазыцы і запісы плацяжоў
- Здароўе: страхавыя полісы, дапаможнікі па медыцынскім страхаванні, тлумачэнні медыцынскіх дапамог, рахункі ўрача, спісы рэцэптаў, гнуткая інфармацыя пра рахункі, медыцынскія распіскі, медыцынскія інструкцыі, полісы страхавання жыцця
- Фінансавыя запісы: Выпіскі з банкаў, падатковыя дэкларацыі, запісы па выплаце падаткаў, інвестыцыйныя запісы, запісы па крэдытах, выпіскі па крэдытных картах
- Запісы электронікі: Кантракты на мабільныя тэлефоны і кіраўніцтва па абсталяванні; распіскі і гарантыі ад продажаў на кампутары, ноўтбукі і планшэты; кабельныя і інтэрнэт-планы і рахункі; квітанцыя аб продажы бесправадной маршрутызатар і кіраўніцтва
- Асабістыя запісы: Пасведчанне аб нараджэнні, пасведчанне аб шлюбе, пасведчанне аб разводзе, дакументы аб апецы, інфармацыя аб сацыяльным забеспячэнні, запісы пра імунізацыю, пашпарт, ваенная служба, запісы аб хрышчэнні і пацверджанні, завяшчанні, план пахавання і інфармацыя аб месцы пахавання. Вы павінны мець іх для кожнага члена сям'і. Калі ў вас ёсць хатнія жывёлы, вы таксама можаце ўключыць іх важныя дакументы, такія як ветэрынарная інфармацыя і інфармацыя аб вакцыне.
Асобныя жыццёвыя дакументы
Большасць важных дакументаў могуць захоўвацца ў звычайнай шафе для падачы дакументаў або ў партатыўнай падвеснай скрынцы файлаў. Некаторыя, аднак, сапраўды павінны захоўвацца ў супрацьпажарным сейфе альбо ў іншым варыянце захоўвання, напрыклад, у сейфе.
Жыццёвыя дакументы - гэта тыя, якія замяніць бы вельмі складана альбо забіраюць шмат часу. Яны могуць утрымліваць сакрэтную асабістую інфармацыю, якая можа быць скампраметавана злодзеямі пасведчання асобы пры крадзяжы. Між тым, калі ваш дом быў знішчаны пажарам ці паводкай, вы хацелі б, каб гэтыя жыццёва важныя дакументы заставаліся цэлымі.
Для большасці людзей наступнымі дакументамі лічацца жыццёва важныя: інфармацыя аб сацыяльным забеспячэнні, пасведчанні аб нараджэнні, страхавыя полісы і кантактная інфармацыя агента, завяшчанні, дакументы аб маёмасці, тытулы аўтамабіля, пашпарты і любы дагавор альбо пагадненне, якое патрабуе арыгінальнай подпісы.
Складзіце асноўны спіс усіх жыццёва важных дакументаў, якія вы змяшчаеце ў свой вогнетрывалы сейф альбо ў варыянт захоўвання.
Дубліраваць свой кашалёк
Большасць з нас нясе крытычную інфармацыю ў нашым кашальку кожны дзень і будзе сур'ёзна нязручна, калі б была страчана альбо выкрадзена.
Зрабіце копіі вадзіцельскага пасведчання, донарскай карты органа, карткі медыцынскага страхавання, членскіх білетаў на трэнажорную залу, бібліятэку, праграмы лаяльнасці прадуктовых крам, складскіх клубаў і г.д., і, самае галоўнае, усіх крэдытных і дэбетавых карт (скапіруйце фронт і назад). Захоўвайце гэтыя копіі разам з іншымі важнымі папяровымі дакументамі.
Стварыце простую сістэму падачы дакументаў
Чым прасцей сістэма падачы дакументаў, тым больш верагоднасць яе выкарыстання на пастаяннай аснове. Вазьміце кожную катэгорыю важнага дакумента і назначце ёй падвешаны колер файла:
- Галоўная і справаздачы аб маёмасці
- Аўтазапісы
- Запісы здароўя
- Фінансавая справаздача
- Электроніка Запісы
- Асабістыя запісы
Дадайце адпаведную колькасць вісячых файлаў у сістэму падачы дакументаў для колькасці дакументаў у кожнай катэгорыі.
Выкарыстоўвайце тэчкі Манілы і стварыце тэчку для кожнага асобнага дакумента ў кожнай катэгорыі. Змесціце тэчкі ў адпаведны каляровы раздзел файла.
Калі вы набылі вялікую трохкальцавую злучную ўкладку і ўкладкі, пазначце ўкладкі аднолькавымі назвамі запісаў, прабіце ўсе дакументы і арганізуйце іх. Калі паперы не могуць быць прабітыя дзіркамі, змесціце іх у тэчку і замест гэтага прабіце папку.
Калі справаводства - гэта не ваша справа, гэта можа быць вызваленнем. Вы можаце прасканаваць усе гэтыя дакументы, захаваць іх на цвёрдым дыску і раздрабніць арыгіналы.
Але карыстайцеся сваім меркаваннем, бо некаторыя дакументы лепш пакінуць захаванымі. Захоўвайце арыгіналы ўсіх жыццёва важных дакументаў. Выкарыстоўвайце лепшае меркаванне пра астатніх. Большасць фінансавых устаноў шчаслівыя, калі ідзеш без папяровай паперы.
Працягваецца тэхнічнае абслугоўванне
Пасля таго як вашыя важныя дакументы будуць арганізаваны, захоўвайце іх такім чынам. Кожны месяц, калі вы аплачваеце рахункі, падавайце новыя дакументы ў адпаведны раздзел вашай сістэмы падачы дакументаў. У той жа час, пашукайце дакументы, якія вы выдалілі з сістэмы на працягу месяца, якія ўсё яшчэ могуць быць па-за сістэмы падачы дакументаў. Паўторна падайце іх. Па крайняй меры, два разы на год праглядзіце дакументы ў сістэме падачы дакументаў, каб даведацца, ці можна іх чысціць. Добры графік, які трэба прытрымлівацца, складае ў першым каляндарным годзе і ў канцы кожнага навучальнага года.
Трохі прыкладаючы намаганні, вы зможаце атрымаць доўгатэрміновыя выгады і зэканоміць час, арганізаваўшы важныя папяровыя дакументы.
