Спіс і абавязкі службовага памочніка

Задаволены

• Абавязкі па рабоце памочніка памочніка
• Як карыстацца спісамі навыкаў
• Лепшыя навыкі памочніка ў офісе

Пасады офісных памочнікаў (аналагічныя асабістым памочнікам) можна знайсці ва ўсіх галінах прамысловасці і падзяляць даволі вялікі набор навыкаў. Памочнікі ў офісе часам вядомыя як сакратары альбо адміністрацыйныя памочнікі, але тое, што яны робяць, - гэта дапамога ў функцыянаванні офіса. Незалежна ад таго, офіс належыць юрыдычнай фірме, медыцынскай практыцы, навучальнай установе ці карпарацыі, патрэбы падобныя; хтосьці павінен падаць запісы, падтрымліваць расклад і клапаціцца пра звычайную сувязь ад імя людзей, якія карыстаюцца офісам. Каб хто-небудзь мог быць ты.

Абавязкі па рабоце памочніка памочніка

Хаця пасады памочнікаў офіса звычайна падобныя паміж сабой, праца ўсё яшчэ змяняецца - яна проста змяняецца з дня на дзень, а не ад офіса да офіса. Сёння вы можаце выступаць у якасці рэгістратуры, заўтра можа спатрэбіцца адрамантаваць прынтэр, а на наступны дзень вам прыйдзецца ўвесці шафу ў дваццаць першае стагоддзе. Для дасягнення поспеху вам спатрэбіцца вельмі шырокі набор навыкаў.

Памочнікі ў офісе - адзін з вялікіх нязграбных герояў дзелавога свету, таму што, калі правільна выконваеш сваю працу, ніхто не заўважае - офіс, здаецца, працуе сам. Але некаторым спадабаецца хуткая, але гнуткая праца, і адчуванне таго, што знаходзіцца ў аснове ўсяго. І добры сакратар яшчэ можа знайсці працу практычна ў любым месцы, у любой арганізацыі.

Як карыстацца спісамі навыкаў

Вы можаце выкарыстоўваць гэтыя спісы навыкаў на працягу ўсяго працэсу пошуку працы. Па-першае, назвы гэтых навыкаў функцыянуюць у якасці ключавых слоў, таму выкарыстоўвайце столькі, колькі зможаце пры напісанні рэзюмэ. Не спадзявайцеся на наём наглядчыкаў, каб высветліць, што вы хочаце, скажыце ім прама.

Па-другое, вы можаце выкарыстоўваць гэтыя самыя ключавыя словы ў суправаджальным лісце. Засяродзьцеся менавіта на тых, пра каго больш за ўсё клапоціцца ваш будучы працадаўца. Вам трэба будзе правесці свае даследаванні, таму што час работы офісных памочнікаў часта падобны, а наёмныя кіраўнікі адрозніваюцца па сваіх прыярытэтах. Апісанне працы, верагодна, будзе ўключаць спіс неабходных навыкаў. Звярніце на гэта ўвагу.

Нарэшце, вы можаце выкарыстоўваць гэтую дыскусію для планавання свайго інтэрв'ю. Пераканайцеся, што вы гатовыя хаця б адзін прыклад за той час, як вы прадэманстравалі навыкі з кожнай з пералічаных тут катэгорый.

Гэта таксама можа дапамагчы перагледзець наш спіс навыкаў, пералічаных па заданнях і відах навыкаў.

Лепшыя навыкі памочніка ў офісе

Вербальныя навыкі зносін: Камунікацыя з'яўляецца найважнейшым навыкам для офіснага памочніка. Вам прыйдзецца ўзаемадзейнічаць з кіраўніком, супрацоўнікамі офіса, прафесіяналамі, якім вы дапамагаеце, і, магчыма, кліентамі ці людзьмі ў іншых офісах той жа арганізацыі. Вы ўсе працуеце як каманда, і вы яе галоўны цэнтр зносін. Кожны дзень вам трэба будзе быць вясёлым, карысным, добра інфармаваным, выразна выкладзеным і добрым слухачом.

• Тэлефоны адказу
• Узаемаадносіны з кліентамі
• Сувязь
• Пераадрасацыя тэлефонных званкоў
• Прыём паведамленняў
• Маршрутызацыя тэлефонных званкоў
• Выключальнік
• Тэлефон
• Вербальная камунікацыя

Пісьмовыя навыкі зносін: Большасць офісных памочнікаў шмат пішуць. Яны могуць пісаць нататкі, запаўняць анкеты альбо чарцяжы лістоў ці лістоў. Некаторыя ствараюць кантэнт для вэб-сайта кампаніі альбо рэдагуюць тэкст для іншых. Яснае, прафесійнае пісьмовае зносіны абавязковае.

• Перапіска
• Адрас электроннай пошты
• Пошта
• Рассылкі
• Увод тэксту
• Апрацоўка тэкстаў
• Пісьмовае зносіны

Прыязнасць: Памочнік у офісе можа стаць першым, каго кліент бачыць пры ўваходзе ў офіс. Калі на дадзены момант асноўны жыхар офіса знаходзіцца па-за, памочнік офіса можа быць адзіным чалавекам, з якім наведвальнік мае зносіны. Вы павінны быць гатовы прывітаць кожнага наведвальніка з усмешкай і добрым словам і дапамагчы ім у тым, што ім трэба, наколькі вы ў стане. Такім чынам, добрыя навыкі міжасобасных зносін - неабходнасць.

• Спажывецкая служба
• Кіраўнік наведвальнікаў
• Гнуткая
• Дружалюбны
• Вітайце гасцей
• Міжасобасныя
• Пазітыўнае стаўленне
• Надзейнасць
• Вітаць наведвальнікаў

Навыкі тэхналогіі: Даўней сакратары шмат пісалі. Час змяніўся і тэхналогія, але офісныя памочнікі ўсё яшчэ могуць разлічваць правесці шмат часу перад клавіятурай. Замест машынкі вам давядзецца ведаць розныя праграмныя праграмы. Ведаць, як зрабіць лёгкую тэхнічную падтрымку і як выправіць непакорлівы прынтэр, таксама не перашкодзіць.

• Кампутар
• Excel
• Інтэрнэт
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• QuickBooks
• Тэхналогіі

Арганізацыя: Офісныя памочнікі павінны быць надзвычай арганізаванымі для эфектыўнага пераключэння сваіх шматлікіх задач. Вам таксама трэба дапамагаць арганізаваць іншых людзей, не падтрымліваючы календары і падтрымліваць офіс.

• Адміністрацыйная падтрымка
• Прызначэнні
• Выстаўленне рахункаў
• Календары
• Клерыка
• Увод дадзеных
• Дастаўка пошты
• Электронная падача
• Справаздачы аб выдатках
• Падача
• Аперацыі перад стойкай
• Апрацоўка грошай
• Службовыя абавязкі
• Офіснае абсталяванне
• Інвентар для інвентара
• Канцылярскія прыналежнасці
• Служба падтрымкі
• Арганізацыя
• Справаводства
• Дастаўка

Навыкі рашэння праблемы: Рашэнне праблем або навыкі крытычнага мыслення важныя для любога офіснага памочніка, бо часцяком вы будзеце чалавекам, з якім сутыкаюцца пытанні.

• Каардынаваць дзейнасць офіса
• Сустрэчы
• Навыкі рашэння праблем
• Адказвайце на запыты
• Планаванне
• Паказ і накіраванне выклікаў
• Табліцы
• Работа ў камандзе
• Кіраванне часам
• Дамоўленасці аб падарожжы