Выкарыстанне этапаў у кіраванні праектамі

Задаволены

• Калі выкарыстоўваць этапы праекта
• Як часта ўкладваць вехі ў свой план
• Як адлюстраваны этапы ў вашай дыяграме Ганта?
• Як назваць вехі
• Як адключыць вехі
• Выкарыстанне вяхоў для зносін

Адной з вызначальных характарыстык праекта з'яўляецца тое, што ён доўжыцца на працягу пэўнага перыяду часу. Гэта можа быць што заўгодна ад некалькіх тыдняў да некалькіх гадоў, а ў некаторых выпадках для маштабных будаўнічых праектаў ці грамадскіх работ, дзесяцігоддзяў.

Для адсочвання прагрэсу на шляху і забеспячэння дасягнення ключавых вынікаў у адпаведнасці з тэрмінам, кіраўнікі праектаў выкарыстоўваюць вехі.

Веха праекта - гэта задача, нулявая працягласць якой азначае дасягненне ў праекце. Іх выкарыстоўваюць як спосаб паказаць рух наперад і прагрэс і паказаць людзям, што адбываецца, нават калі яны не валодаюць падрабязным веданнем задач, якія датычацца туды. У гэтым плане яны вельмі карысныя для зносін з зацікаўленымі бакамі і ўстанаўлення чаканняў.

Калі выкарыстоўваць этапы праекта

Вехі ў кіраванні праектамі выкарыстоўваюцца для пазначэння:

• Пачатак значных этапаў працы
• Канец значных этапаў працы
• Тэрміны
• Калі прымаецца важнае рашэнне
• Іншыя фіксаваныя моманты часу, якія патрабуюць спецыфічнага выкліку

Як часта ўкладваць вехі ў свой план

Навучальны курс можа парэкамендаваць пакласці вехі ў ваш план прыкладна раз у месяц. Гэта нармальна і добрае правіла, але вам трэба скарыстацца сваім прафесійным меркаваннем. Некаторыя месяцы могуць мець вялікую актыўнасць, калі важныя сустрэчы будуць адзначаны як этапы, прымаюцца рашэнні і заканчваецца адзін этап і пачынаецца іншы.

У іншыя месяцы вы можаце быць сканцэнтраваны на выкананні, з вельмі маленькім, калі што, на чым можна павесіць.

Для мэт справаздачнасці карысна стварыць прычыну, каб мець мяжу хаця б адзін раз у кожным цыкле справаздачнасці.

Як адлюстраваны этапы ў вашай дыяграме Ганта?

Вехі з'яўляюцца адным з кампанентаў дыяграмы Ганта і намаляваны на дыяграме ў выглядзе алмаза. Яны не паказаны звычайнай задачай, паколькі працягласць іх роўная нулю: інакш кажучы, яны не займаюць часу. У мэтах планавання дыяграмы Ганта яны проста здараюцца.

Калі вы не карыстаецеся дыяграмамі Ганта, вы ўсё яшчэ можаце выкарыстоўваць этапы. Вось 5 альтэрнатыў дыяграм Ганта: вы ўсё яшчэ можаце ўключыць этапы ў свой план, выкарыстоўваючы гэтыя.

Калі вы хочаце заставацца асабіста арганізаваным, і праграмнае забеспячэнне для кіравання праектамі не цалкам інтэгравана ў ваш каляндар, вы можаце скапіяваць і ўставіць ключавыя даты ў свой дзённік. У залежнасці ад таго, як вы любіце працаваць, гэта можа нагадаць вам пра тое, што павінна быць.

Як назваць вехі

Вехі павінны мець дакладнае апісанне графіка вашага праекта, але не тое, што азначае, што яны з'яўляюцца задачай. Такім чынам, яны не павінны называцца "Дамовіцца пра пераход у Фазу 2", а "Фаза 2 пачынаецца". Калі вы хочаце адлюстраваць намаганні дамовіцца аб пераходзе на Фазу 2, то дадайце заданне непасрэдна перад этапам, каб пакрыць яго.

Вехі павінны апісаць момант часу, які яны ўяўляюць так:

• Фаза тэсціравання завершана
• PID зацверджаны
• Кантракт падпісаны

Многія кіраўнікі праектаў таксама выбіраюць нумар сваіх этапаў для зручнасці азнаямлення. Калі вы выкарыстоўваеце структуру разбіўкі працы, вы можаце выкарыстоўваць нумарацыю з гэтага. У адваротным выпадку добра выкарыстоўваць M1, M2 і гэтак далей, каб было ясна, пра што вы маеце на ўвазе. Выразная структура наймення становіцца ўсё больш важнай, паколькі павялічваецца колькасць этапаў, таму падумайце, як вы будзеце гэта рабіць, калі ваш праект працуе некалькі месяцаў.

Як адключыць вехі

Вехі складаюць частку вашага раскладу праектаў, таму, калі ваш графік распрацаваны, вы павінны ўлічваць, што вашыя этапы падпісаны.

Калі вам трэба змяніць даты вашых этапаў, то для ўнясення карэктываў у ваш план вам варта скарыстацца стандартнай працэдурай кантролю над зменамі. Гэта можа быць гэтак жа проста, як мець зносіны са спонсарам вашага праекта і даваць ім ведаць, чаму даты трэба мяняць, альбо гэтак жа фармальна, як скласці новы рэкамендаваны графік і ўзяць яго ў ратыфікаваны камітэт па планаванні.

Лепш за ўсё разабрацца, якім будзе ваш працэс адключэння этапу, перш чым ён будзе мець патрэбу ў выкарыстанні, каб вы не гублялі час, калі прыходзіцца ўносіць змены.

Выкарыстанне вяхоў для зносін

Вехі карысныя для зносін і справаздачнасці, паколькі яны ўяўляюць мінімальны кантрольны пункт у плане. Іншымі словамі, калі б вы зрабілі ўсе іншыя задачы, вы ўсё яшчэ маглі бачыць, што адбываецца, і працягваць праект наперад, выкарыстоўваючы толькі вехі.

Вы павінны мець магчымасць выцягнуць вехі і змясціць іх на прыборную панэль або справаздачу праекта. Яны павінны расказаць гісторыю праекта досыць падрабязна, каб задаволіць людзей, пра якія вы паведамляеце, звычайна ваш спонсар праекта ці іншая выканаўчая група, напрыклад, кіраўнічая група (альбо савет праекта). Кожны месяц, альбо на частаце справаздачнасці, якую вы выкарыстоўваеце, вы можаце паказаць, якія этапы дасягнуты.

Справаздача супраць этапаў даволі простая і часта робіцца як табліца. Вы пералічваеце апісанне этапу, дату яго наступу і новую прагназуемую дату. Калі этап дасягнуты і можа быць адзначаны як завершаны, вы таксама дадасце дату. Будзем спадзявацца, што гэта будзе тое ж самае, што і прагназуемая дата, але праекты не заўсёды працуюць так.

Табліца падобная дае зразумець, што было завершана, а што - выдатным. Вы зможаце запланаваць адказ на пытанне: "Чаму мы не дасягнулі гэтай мяжы?" перш чым ісці і сустракацца са сваім спонсарам альбо адпраўляць справаздачу.

Калі ваш план праекта вельмі доўгі і ў вас шмат этапаў, вам будзе лягчэй адмовіцца ад выкананых этапаў кожнага цыкла справаздачнасці. Паведамляйце толькі пра вяды, якія будуць у бліжэйшы альбо завершаны ў гэтым месяцы: у наступным месяцы зніміце ўсё, што было завершана ў мінулым месяцы, так што вы не павінны пастаянна дадаваць справаздачу, расказваючы людзям пра працу, якую яны ўжо ведаюць, што яна скончана.

Вехі - гэта сапраўды карысны інструмент кіравання праектамі для планавання, планавання і справаздачнасці, і яны простыя ў выкарыстанні. Увядзіце некаторыя з іх у свой наступны план праекта, ідзіце за імі і вы апынецеся, якая частата падыходзіць для вас лепш.

Як і ва ўсім, што тычыцца кіравання праектамі, выкарыстоўвайце іх гнутка, каб дамагчыся патрэбнага вам выніку, выкарыстоўваючы гэтыя парады і рэкамендацыі для інфармавання аб уласных рашэннях.