Як напісаць RFP

Задаволены

• 12 крокаў

Запыт на прапанову, які часам называюць RFP або RFQ ("запыт на прапанову"), - гэта дакумент, які кампанія выдае, калі хоча набыць тавар і хоча зрабіць яго тэхнічныя характарыстыкі даступнымі для грамадскасці. Звычайна гэта здараецца, калі некалькі кампаній будуць удзельнічаць у працы і РФП прапануе больш канкурэнтаздольныя цэны. Але, калі вы не падрыхтавалі RFP правільна, вашы намаганні могуць прывесці да прапаноў, якія з'яўляюцца марнаваннем часу, альбо, яшчэ горш, ніякіх заявак. Вось як ісці аб стварэнні RFP, каб забяспечыць найлепшыя вынікі.

Складанасць: Сярэдняя

Час, неабходны: Некалькі дзён

12 крокаў

1. Рабіце хатняе заданне:Высветліце, што вам трэба, што вы хочаце і што магчыма, перш чым пачаць пісаць RFP. Не выдавайце RFP для машыны, якая можа вырабляць 1500 віджэтаў у гадзіну, калі вы ніколі не прадавалі больш за 25 у месяц. Няма сэнсу выдаваць RFP для аўтамабіля з высокай магутнасцю, калі пасыльны можа перамяшчацца на ровары так жа хутка на веласіпедзе.
2. Адрознівайце свае патрэбы і жаданні: Калі вы хочаце набыць прыкладанне, якое можа перадаваць фатаграфіі паміж штаб-кватэрай і аўтафургонам на працоўным месцы, вы можаце пазначыць колькасць малюнкаў, якія вам патрэбныя ў секунду, максімальны памер патрэбных вам малюнкаў і неабходнае дазвол. Хоць можа быць добра мець гэтыя малюнкі ў колеры, вырашыце, што гэта сапраўды неабходна. Калі вам сапраўды патрэбны пэўны канкрэтны характар, выкарыстоўвайце такія словы, як "воля", "павінна" і "павінна". Гэта паказвае на тое, што гэта патрабаванні. Тэхнічныя характарыстыкі, якія проста "хочуць", павінны быць ідэнтыфікаваны словамі накшталт "можа", "можа" і "неабавязкова".
3. Вырашыце, як будзе выглядаць пераможца: Прапановы, якія вы атрымаеце ў адказ на ваш RFP, будуць адрознівацца. Кожная кампанія, якая рэагуе, будзе мець розныя моцныя і слабыя бакі. Некаторыя спыняцца на мінімальных выдатках. Астатнія будуць канцэнтравацца на найлепшай якасці. І іншыя прапануюць поўны набор функцый. Выбярыце загадзя тое, што вы шукаеце - самая нізкая цана, самая хуткая дастаўка альбо некалькі камбінацый.
4. Арганізуйце дакумент: Усё, што вы пішаце для бізнесу, павінна вельмі добра прадумваць і арганізаваць. Накід - добрае месца для пачатку. Як мінімум, вам спатрэбяцца раздзелы для ўвядзення, патрабаванняў, крытэрыяў выбару, тэрмінаў і працэсаў. Многія з гэтых раздзелаў будуць мець падраздзелы.
5. Напішыце ўступ: Тут вы патлумачыце патэнцыйным удзельнікам конкурсу, чаму вы публікуеце RFP і што вы спадзяецеся дасягнуць, зрабіўшы гэта. Уводзіны можа таксама ўключаць кароткі змест асноўных пунктаў, вынятых з іншых раздзелаў, уключаючы дату паступлення. Укараненне RFP для сістэмы перадачы малюнкаў можа напісаць прыблізна так: "Кампанія XYZ просіць прапановы аб высоканадзейнай і простай у выкарыстанні сістэме, здольнай перадаць выявы з галоўнага офіса ў мікрааўтобусы ў любым месцы сталічнай вобласці. Спагадныя стаўкі. павінны быць атрыманы да панядзелка, 5 сакавіка 2007 г., у 8 гадзін раніцы па пп. "
6. Растлумачце патрабаванні: Гэты раздзел адзін з самых важных і звычайна займае больш за ўсё часу. Вам прыйдзецца пазначыць памер і выразнасць перадаваных малюнкаў і неабходную хуткасць. Будзьце канкрэтныя, але не кажыце ўдзельнікам конкурсу, як вы хочаце, каб праца была завершана, калі гэта не істотна. Вы можаце разбіць гэтую частку на падраздзелы. Напрыклад (а) памер выявы і якасць (б) перадачы, якая можа ўключаць у сябе як патрэбную хуткасць, так і любыя патрабаванні, якія робяць перадачу бяспечнай (с) патрэбныя параметры, дзе вы можаце пералічыць колер як жаданы варыянт.
7. Крытэрыі адбору: Вось вы кажаце ўдзельнікам конкурсу, як вы будзеце выбіраць выйгрышную стаўку. Вы можаце апублікаваць столькі, колькі вам хочацца. Гэта добрая ідэя, каб уключыць прапанову кшталту: "Пераможца, які выйграе, калі ён ёсць, будзе абраны выключна па рашэнні кампаніі XYZ". Вы можаце стварыць табліцу, якая прысуджае кожнай заяўцы пэўны дыяпазон балаў у кожнай катэгорыі. Затым трэба прапанаваць камандзе выбраць найбольшую заяўку з ліку з трыма лепшымі баламі.
8. Тэрміны: У гэтым раздзеле расказваецца кампаніям пра тое, як хутка яны павінны дзейнічаць і як доўга чакаецца працэс. Будзьце разумныя, калі вы ўсталёўваеце свае тэрміны. Не патрабуйце прапаноў па складаных сістэмах, а потым дайце ўдзельнікам конкурсу толькі некалькі дзён. Дайце больш часу, каб падрыхтаваць стаўку, калі ваш RFP вялікі, калі ваша жаданая пакупка складаная або калі вам патрэбен вельмі падрабязны адказ. Тут вы таксама можаце распавесці ўдзельнікам конкурсу, колькі часу зойме працэс ацэнкі, калі яны будуць апавешчаныя аб поспеху і як хутка яны павінны выканаць тое, што абяцалі.
9. Працэс: Выкарыстоўвайце гэты раздзел, каб растлумачыць, як будзе працаваць гэты працэс - ад адпраўкі RFP да заключэння дагавора і калі пачнуцца працы. У гэтым раздзеле можна сказаць: "Стаўкі павінны быць зроблены на дату, указаную вышэй на этапе 8. Усе заяўкі будуць разгледжаны, каб пераканацца, што яны адпавядаюць усім патрабаванням і рэагуюць на іх. Усе спагадныя заяўкі будуць набраны ў X катэгорыях (вы можаце назваць катэгорыі, калі Вы жадаеце) і тры лепшых заяўкі будуць ацэньвацца групай прапаноў, каб выбраць выйгрышнага ўдзельніка і іншага альтэрнатыва. Перамовы з удзельнікам конкурсу, якія выйграюць, павінны прывесці да заключэння дагавора на працягу двух тыдняў ".
10. Вырашыце, як адправіць RFP: Большасць RFP адпраўленыя па пошце, але гэтага не павінна быць. Вы можаце даслаць RFP па электроннай пошце, альбо размясціць яго на сайце вашай кампаніі. Проста не забудзьцеся пазначыць імя (ці нумар заяўкі), якое ўдзельнікі конкурсу павінны выкарыстоўваць для ідэнтыфікацыі RFP, на які яны адказваюць.
11. Вырашыце, хто атрымае RFP: Магчыма, вы ўжо вызначылі пастаўшчыкоў, у якіх вы хочаце набыць. Ваша кампанія можа нават мець спіс прымальных пастаўшчыкоў. Калі няма, вы можаце знайсці магчымых пастаўшчыкоў праз вашу прафесійную сетку, правёўшы пошук у Інтэрнэце альбо спытаўшы ў давераных прадаўцоў іншых матэрыялаў іх рэкамендацыі. Не абмяжоўвайце свой спіс тых, хто атрымлівае ваш RFP, толькі буйнымі кампаніямі або створанымі пастаўшчыкамі. Вы можаце знайсці лепшыя ідэі і нават больш выгадныя цэны ад дробных прадаўцоў, якія часцей жадаюць выйграць ваш бізнес.
12. Паведаміце пра пераможцу: Пасля таго, як вы выканалі ўсе вышэйпералічаныя крокі, прыйшоў час зрабіць скачок і паведаміць выйгрышным RFP, што прыйшоў час рухацца наперад з праектам.