10 крытычных крокаў, якія трэба ўключыць у план праекта

Задаволены

• Мэты праекта
• Сфера дзейнасці
• Вехі і асноўныя вынікі
• Структура прабоя
• Бюджэт
• План чалавечых рэсурсаў
• План па кіраванні рызыкамі
• План сувязі
• План кіравання зацікаўленымі бакамі
• План кіравання зменамі

План праекта - гэта кульмінацыя стараннага планавання з боку кіраўніка праекта. Гэта галоўны дакумент, які вызначае, як будзе працаваць праект, у залежнасці ад намераў мэнэджара для кожнай ключавой часткі праекта. Хоць планы праектаў адрозніваюцца ад кампаніі да кампаніі, ёсць дзесяць крытычна важных элементаў або этапаў, якія павінны быць уключаны ў эфектыўны план праекта, каб пазбегнуць заблытанасці і прымусовай імправізацыі на этапе выканання праекта.

Мэты праекта

Мэты праекта вызначаюцца ў статуце праекта, але яны павінны быць уключаны ў план праекта, а таксама для далейшага тлумачэння мэтаў праекта альбо ўключэння статута ў дадатак. Незалежна ад таго, як кіраўнік праекта вырашыў уключыць мэты ў план праекта, важна ўтрымліваць дакладную сувязь паміж статутам праекта - першым ключавым дакументам праекта - і другім ключавым дакументам праекта, яго праектным планам.

Сфера дзейнасці

Як і мэты праекта, аб'ём вызначаецца ў статуце і кіраўнік праекта павінен быць удакладнены ў плане. Вызначыўшы сферу, кіраўнік праекта можа пачаць паказваць, як будзе выглядаць мэта альбо гатовы прадукт у канцы. Калі аб'ём не вызначаны, ён можа быць пашыраны на працягу ўсяго праекта і прывесці да перавышэння выдаткаў і прапушчаных тэрмінаў.

Напрыклад, калі вы вядзеце маркетынгавую каманду для стварэння брашуры для лінейкі прадуктаў кампаніі, вы павінны пазначыць, колькі яе будзе старонак, і прывесці прыклады таго, як можа выглядаць гатовы прадукт.

Для некаторых удзельнікаў каманды брашура можа азначаць дзве старонкі, а іншыя могуць лічыць дастатковымі дзесяць старонак. Вызначэнне сферы можа атрымаць усю каманду на адной старонцы ў пачатку.

Вехі і асноўныя вынікі

Ключавыя дасягненні праекта называюцца этапамі, а асноўныя прадукты працы называюцца асноўнымі вынікамі. Абодва яны ўяўляюць сабой важныя складнікі працы над праектам. План праекта павінен вызначыць гэтыя пункты, вызначыць іх і ўсталяваць тэрміны іх завяршэння.

Калі арганізацыя распачынае праект па распрацоўцы новага праграмнага забеспячэння, асноўнымі вынікамі можа стаць канчатковы спіс патрабаванняў бізнесу і спосабаў іх рэалізацыі.

Услед за гэтым праект можа мець этапы завяршэння дызайну, тэставання сістэмы, тэсціравання прыёму карыстальнікаў і даты разгортвання праграмнага забеспячэння. Гэтыя вехі маюць звязаныя з імі працоўныя прадукты, але яны больш пра працэсы, чым пра самі прадукты.

Веха і асноўныя тэрміны дастаўкі не павінны быць дакладнымі датамі, але чым дакладней, тым лепш. Дакладныя даты дапамагаюць кіраўнікам праектаў больш дакладна разбураць працоўныя структуры.

На гэтым этапе плана вы будзеце ствараць вехі, каб вы маглі ўзяць вялікія і высокія вынікі і разбіць іх на дробныя вынікі, якія можна акрэсліць на наступным этапе.

Структура прабоя

Структура разрыву працы (WBS) дэканструюе вехі і асноўныя вынікі ў праекце на невялікія кавалкі, каб на аднаго чалавека была ўскладзена адказнасць за кожны бок. Пры распрацоўцы структуры разбіўкі працы кіраўнік праекта ўлічвае мноства фактараў, такія як моцныя і слабыя бакі членаў групы праектаў, узаемазалежнасць задач, наяўныя рэсурсы і агульны тэрмін.

Кіраўнікі праектаў, у канчатковым рахунку, нясуць адказнасць за поспех праекта, але яны не могуць зрабіць працу самастойна. WBS - гэта інструмент, які кіраўнік праекта выкарыстоўвае для забеспячэння падсправаздачнасці па праекце, паколькі распавядае пра фундатара праекта, членаў групы праектаў і зацікаўленых бакоў, якія за гэта адказваюць. Калі кіраўнік праекта заклапочаны задачай, ён дакладна ведае, з кім сустрэцца.

Бюджэт

Бюджэт праекта паказвае, колькі сродкаў выдзяляецца для завяршэння праекта. Кіраўнік праекта нясе адказнасць за належнае распаўсюджванне гэтых рэсурсаў. Для праекта, які мае пастаўшчыкоў, кіраўнік праекта гарантуе, што вынікі будуць завершаны ў адпаведнасці з умовамі кантракту, звяртаючы асаблівую ўвагу на якасць. Некаторыя бюджэты праекта спасылаюцца на кадравы план.

Важна ўсталяваць кошт кожнай вехі і вынікаў, паглядзеўшы, колькі часу патрабуецца, і кошт працы, звязаны з выкананнем пастаўленых задач. Кошт праекта звязана з тым, колькі часу займае праект, што ўзыходзіць да аб'ёму праекта. Аб'ём, асноўныя этапы, задачы і бюджэт павінны быць узгоднены і рэалістычныя.

План чалавечых рэсурсаў

План кадравых рэсурсаў паказвае, як будзе ўкамплектаваны праект. Часам вядомы як кадравы план, план па кадрах вызначае, хто будзе ўдзельнічаць у камандзе праекта і колькі часу павінна прыняць кожны чалавек. Пры распрацоўцы гэтага плана кіраўнік праекта праводзіць перамовы з членамі групы і іх кіраўнікамі аб тым, колькі часу кожны член каманды можа прысвяціць праекту. Калі для кансультацый па праекце неабходны дадатковы персанал, але яны ўваходзяць у склад праектнай групы, гэта таксама зафіксавана ў кадравым плане. Зноў жа, праводзяцца кансультацыі з адпаведнымі кіраўнікамі.

План па кіраванні рызыкамі

Шмат рэчаў можа пайсці не так. Хоць прадчуванне любой магчымай катастрофы альбо нязначнай ікаўкі выклікае складаныя задачы, можна прадбачыць шмат падводных камянёў. У плане кіравання рызыкамі кіраўнік праекта вызначае рызыкі для праекта, верагоднасць таго, што гэтыя сцэнарыі адбудуцца, і стратэгіі іх змякчэння. Для таго, каб сфармуляваць гэты план, кіраўнік праекта шукае ўвагу ад спонсара праекта, групы праектаў, зацікаўленых бакоў і ўнутраных экспертаў.

Стратэгіі змякчэння рыхтуюцца да рызык, якія могуць узнікнуць альбо звязаныя з імі вялікія выдаткі. Рызыкі, якія малаверагодныя і звязаныя з нізкімі выдаткамі, адзначаюцца ў плане, хаця яны не маюць стратэгіі змякчэння наступстваў.

План сувязі

План камунікацыі акрэслівае, як праект будзе паведамляцца розным аўдыторыям. Падобна структуры разбіўкі работы, план камунікацыі ўскладае адказнасць за выкананне кожнага кампанента члена каманды праекта.

На гэтым этапе важна акрэсліць, як пытанні будуць паведамляцца і вырашацца ў калектыве, і як часта будзе ажыццяўляцца сувязь з камандай і зацікаўленымі бакамі ці начальнікам. Кожнае паведамленне мае прызначаную аўдыторыю. План камунікацыі дапамагае кіраўнікам праектаў забяспечыць патрэбную інфармацыю ў патрэбны час.

План кіравання зацікаўленымі бакамі

План кіравання зацікаўленымі бакамі вызначае, якім чынам зацікаўленыя ўдзельнікі будуць выкарыстоўвацца ў праекце. Часам зацікаўленым асобам трэба толькі атрымліваць інфармацыю. Пра гэта можна паклапаціцца ў плане камунікацый. Калі больш зацікаўленых бакоў патрабуецца, план кіравання зацікаўленымі бакамі акрэслівае, як ён будзе атрыманы.

План кіравання зменамі

План кіравання зменамі ўсталёўвае аснову для ўнясення змяненняў у праект. Хоць кіраўнікі праектаў, як правіла, хочуць пазбегнуць змяненняў у праекце, яны часам непазбежныя. План кіравання зменамі змяшчае пратаколы і працэсы ўнясення змяненняў. Для падсправаздачнасці і празрыстасці вельмі важна, каб спонсары праектаў, кіраўнікі праектаў і члены праектнай групы выконвалі план кіравання зменамі.