Сачыненне для бізнесу
Задаволены
- Арганізацыя з'яўляецца ключавой
- Ведай сваю аўдыторыю
- Слова пра добрае напісанне
- Карэктура і рэдагаванне
- Вы не пішаце раман
Мэта дзелавога запісу - данесці інфармацыю камусьці іншаму альбо запатрабаваць ад іх інфармацыю. Каб эфектыўна пісаць для бізнесу, вы павінны быць поўнымі, сціслымі і дакладнымі. Ваш тэкст павінен быць напісаны такім чынам, што чытач зможа лёгка зразумець, пра што вы кажаце ці пытаецеся.
Шмат пісаць для бізнесу неакуратна, дрэнна напісана, неарганізавана, завалена жаргонам і няпоўнае. Часта ён альбо занадта доўгі, альбо занадта кароткі. Усе гэтыя атрыбуты спрыяюць неэфектыўнаму напісанню бізнесу.
Калі вы пішаце прапанову аб продажы, электроннае паведамленне свайму начальніку ці інструкцыю па ўжыванні да праграмнага пакета, для эфектыўнасці неабходна выканаць некаторыя крокі. Выканайце наступныя пяць крокаў:
- Арганізуйце свой матэрыял
- Разгледзім сваю аўдыторыю
- Запішыце свае думкі
- Перачытайце свой матэрыял
- Адрэдагуйце свой матэрыял
Арганізацыя з'яўляецца ключавой
Калі вы не арганізуеце свой матэрыял, ён не будзе праходзіць добра, і гэта не будзе мець сэнсу. Напісанне можа быць простым ці складаным. Калі вы пішаце па электроннай пошце, у якой аб'яўляеце сустрэчу супрацоўнікаў, гэта так жа проста, як збіраць свае думкі. З іншага боку, вам, верагодна, спатрэбіцца распрацаваць складаны план загадзя гатовага матэрыялу, калі вы пішаце вынікі неверагодных фармацэўтычных выпрабаванняў. Якая б ні была задача, без адпаведнага ўзроўню арганізацыі (нават арганізацыі думкі), вы не можаце ўключыць усё, што вам трэба, альбо не зможаце азнаёміцца з найбольш важнымі тэмамі. Недахопы ці няправільная накіраванасць зробяць напісанне вашага бізнесу менш ясным.
Ведай сваю аўдыторыю
Перш чым пачаць пісаць, падумайце аб сваёй прызначанай аўдыторыі. Напрыклад, прэзентацыя аб новай праграме 401 (k) вашай кампаніі можа мець аднолькавыя планы, калі яна даецца вашаму кіраўніцтву, а таксама супрацоўнікам, але ўзровень падрабязнасцей, які вы ўключыце, будзе вар'іравацца. Таксама трэба ўлічваць тон. Кароткае электроннае паведамленне вашай камандзе, якое нагадвае ім аб штогадовым пікніку кампаніі, не будзе мець такі тон, як ваш загадчык адносна гадавога справаздачы вашай кампаніі.
Акрамя таго, памятайце, што вы будзеце больш эфектыўна мець зносіны са сваёй аўдыторыяй, калі будзеце засяроджвацца на тым, што вы хочаце, каб яны пачулі, а не на тым, што збіраецеся сказаць.
Слова пра добрае напісанне
Добрыя пісьменнікі маюць розныя стылі напісання. Некаторыя аддаюць перавагу напісаць усё, а потым вярнуцца і рэдагаваць. Іншыя аддаюць перавагу рэдагаваць, калі яны ідуць. Часам іх пераважны стыль вар'іруецца ў залежнасці ад таго, што яны пішуць.
Падчас напісання (альбо пры рэдагаванні) памятайце пра даўжыню. Вы павінны выкарыстоўваць дастаткова слоў, каб высветлілі сэнс, але не выкарыстоўвайце непатрэбныя словы толькі для таго, каб зрабіць іх кветлівымі. Дзелавое пісьмо павінна быць выразным і лаканічным, а не шматслоўным і кветлівым. Памятаеце, што ніхто ў бізнесе не паспявае прачытаць больш, чым трэба.
З іншага боку, не рабіце свой кавалак занадта кароткім. Вы павінны напісаць дастаткова, каб ваш сэнс быў зразумелы і не быў зразуметы няправільна. Уявіце сабе, калі б частка абсталявання на складзе была пазначана "выкарыстаная, але добрая". Было б незразумела, калі б гэта азначала, што абсталяванне шмат выкарыстоўвалася, альбо што абсталяванне ўжо не новае, але функцыянальнае. Некалькі дадатковых слоў сталі б зразумелымі. Акрамя таго, пазбягайце выкарыстання жаргону або абрэвіятур, таму што яны могуць азначаць розныя рэчы для розных чытачоў.
Карэктура і рэдагаванне
Незалежна ад вашага стылю напісання, усе пісьменнікі павінны чытаць і рэдагаваць усе напісаныя матэрыялы, нават электронныя лісты. Пасля таго, як вы скончыце пісаць, карэктуйце сваю працу. Вам можа спатрэбіцца адрэдагаваць яго. Карэктура перачытвае тое, што вы напісалі, каб пераканацца, што ўсе словы ў галаве зрабілі гэта правільна на паперы. Паколькі нашы мазгі працуюць хутчэй, чым нашы пальцы, вы можаце апусціць словы, пакінуць канчатак альбо выкарыстаць няправільны амонім (напрыклад, "там" замест "іх"). Карэктура выяўляе гэтыя памылкі. Відавочна, што карэктура аднакаранёвага электроннага ліста проста і проста аглядаецца, калі вы будзеце ўводзіць. Аднак, калі вы пішаце інструкцыю, ваша карэктура будзе больш складанай і займае больш часу.
Пасля таго як вы прачыталі свой матэрыял, прыйшоў час рэдагаваць. Часам карэктуру і рэдагаванне можна зрабіць адначасова, але гэта больш эфектыўна, калі яны выконваюцца паслядоўна.
Прычына рэдагавання заключаецца ў тым, каб выправіць ці змяніць напісанае вамі, каб палепшыць гучанне (і чытання) матэрыялу. Калі вы пішаце для бізнесу, гэта азначае, каб выправіць памылкі і зрабіць тэкст максімальна зразумелым і сціслым.
Вы не пішаце раман
Калі вы пішаце для бізнесу, вы не пішаце чарговы "вялікі амерыканскі раман". Ваша пісьмо павінна быць настолькі апісальнай, колькі неабходна, але вам не трэба маляваць яркія словы, выкарыстоўваючы шмат вялікіх слоў і фігур мовы. Калі вы маеце на ўвазе "шкляныя дамы", не пішыце "шклопадобныя дамы", а "шкляныя дамы".
