Практыка кіравання сустрэчамі дапамагае павысіць прадукцыйнасць працы

Задаволены

• Ключ кіравання сустрэчамі - стэнд PAT
• Пачніце свае сустрэчы своечасова
• Працягвайце сустрэчу па тэме
• Захоўваць і распаўсюджваць канспекты / пратаколы пасяджэння
• Ніжняя лінія

Мы праводзім шмат нашай працы на сустрэчах. У многіх выпадках дрэнная практыка кіравання сустрэчамі прыводзіць да непрадуктыўнага выкарыстання часу ўдзельнікаў. У адпаведнай артыкуле мы прапануем рэкамендацыі па ператварэнні пяці агульных сцэнарыяў сустрэч у прадуктыўныя падзеі. Вось дадатковыя ідэі, якія падтрымліваюць узмацненне карыснасці, прадукцыйнасці і ўздзеяння сустрэч.

Ключ кіравання сустрэчамі - стэнд PAT

Некаторыя кіраўнікі працуюць на P.A.T. падыход да сустрэч, якія патрабуюць а Рurpose, an Агэнда, і а Тімяфраме. Узброенне ўдзельнікаў гэтымі крытычнымі момантамі кантэксту перад сесіяй гарантуе, што людзі праявяць гатоўнасць да ўдзелу і падтрымліваюць агульны намер сустрэчы. Выразная P.A.T. контур дапамагае забяспечыць прадуктыўную сесію.

Вы павінны мець магчымасць вызначыць мэты сустрэчы максімум у 1 ці 2 сказах. "Гэтая сустрэча - гэта планаванне новай маркетынгавай кампаніі" або "гэтая сустрэча заключаецца ў разглядзе новай палітыкі адгрузкі пры звароце да вяртання". Мэта дапамагае пераканацца, што ўсе ведаюць, чаму яны там, што трэба зрабіць і як накіроўваць прагрэс і імкнуцца да высновы.

Вызначце парадак дня. Пералічыце прадметы, якія вы збіраецеся разгледзець / абмеркаваць / агледзець. Мы хацелі б прызначыць абмежаванне часу кожнаму пункту парадку дня (гл. Ніжэй) і вызначыць чалавека, які адказвае за мадэраванне дыскусіі. Усталюйце тэрмін; па меншай меры, усталяваць час пачатку і канца. Мы таксама рэкамендуем усталяваць працягласць для кожнага пункта парадку дня. Яны павінны складаць агульныя тэрміны сустрэчы.

Пачніце свае сустрэчы своечасова

Калі вы працуеце ў адной з тых культур, дзе людзі бяруцца на сустрэчы аж да пяці-дзесяці хвілін пасля запланаванага часу пачатку, прыйшоў час пачаць новы трэнд. Адна фірма заклікае кіраўнікоў зачыніць дзверы ў запланаваны час пачатку, а тыя, хто спазняецца, не могуць прысутнічаць. Хоць гэта можа быць больш драканічным, чым вы імкніцеся дзейнічаць, у вас не павінна ўзнікнуць праблем з навядзеннем парадку, пераглядам мэты і пацверджання чаканняў і тэрмінаў.

Не чакайце, як дурнякі з'явяцца. Калі хтосьці прыходзіць са спазненнем, не вяртайцеся і пераглядзіце тое, што ўжо закраналася. Працягвайце тэмы сустрэч. Гэта будзе нязручна для духаўніка і палепшыць шанцы яго прыбыцця на час наступнай сустрэчы.

Калі арганізатар / спонсар сустрэчы не з'явіцца своечасова, разгледзьце сустрэчу адмененай і вярніцеся да працы. Час чакання ад пяці да сямі хвілін. Шанцы, што арганізатар сустрэчы сутыкнуўся з нечаканай складанасцю і палічыў за лепшае б вы не марнаваць час на яго / яе.

Працягвайце сустрэчу па тэме

Добрай практыкай з'яўляецца прызначэнне каму-небудзь ролі ў вядзенні ўсіх на шляху сустрэчы. Занадта часта дыскусіі прасоўваюцца, а потым пераходзяць да віхур меркаванняў, ідэй, фактаў і эмоцый. Замест гэтага, прызначце ролю і паведаміце ўсім, хто прысутнічае, што гэты чалавек будзе ўмешвацца, калі і калі дыскусія адхіліцца ад парадку дня і канкрэтнага пункта абмеркавання. У некаторых фірмах на гэтую ролю згадваецца як "Дарожная справа", у іншых - "Захавальнік тэм". Незалежна ад этыкеткі, гэтая роля надзвычай карысная для павышэння эфектыўнасці і выніковасці вашых сустрэч.

Калі ўзнікаюць дадатковыя тэмы, якія не ўваходзяць у парадак дня, але важныя для абмеркавання, іх трэба выразна зафіксаваць і змясціць на "стаянку" для далейшага разгляду і абмеркавання альбо для дыскрэтнай сустрэчы. Уладальнік сходу пакідае за сабой права дапусціць нязначнае разбежнае абмеркаванне, калі ён падтрымлівае агульную мэту сустрэчы.

Захоўваць і распаўсюджваць канспекты / пратаколы пасяджэння

Пратакол паседжання павінен весці нехта, акрамя арганізатара сустрэчы. Добры запіс пратаколаў будзе ўключаць:

• Час сустрэчы, дата, месца знаходжання
• Апісанне мэты
• Копія парадку дня
• Спіс удзельнікаў і спіс тых, хто не прысутнічаў
• Падрабязны кароткі спіс высноў, пунктаў дзеянняў, адказнасці і даты завяршэння. Шмат якія нататнікі выкарыстоўваюць парадак дня як дапаможнік для спісу высноў і дзеянняў.
• Пры неабходнасці запланавана наступная сустрэча.

У ідэале, распаўсюджвайце нататкі аб сустрэчы як мага хутчэй пасля завяршэння пасяджэння і зусім на працягу аднаго працоўнага дня. Пратакол і нататкі служаць важным напамінкам для ўдзельнікаў, а таксама крыніцай інфармацыі для іншых зацікаўленых бакоў альбо для тых, хто прапусціў сустрэчу. Гэтыя хвіліны - выдатны інструмент, які дазваляе нагадаць людзям і калектывам пра дасканалыя наступныя дзеянні.

Ніжняя лінія

Цалкам магчыма, што сустрэча прынясе станоўчы вынік, што дапаможа прасоўваць праекты і людзей наперад, толькі на гэта не разлічвайце. Некаторыя стараннасць і наўмыснае ўмацаванне тэхнікі кіравання сустрэчамі павысяць вашыя шанцы дасягнуць цудоўнага выніку.